Tento work-flow setup šetří čas a peníze. Propojuje správu kontaktů, vytváření úkolů, zaznamenávání událostí do kalendáře a přidává k tomu týdenní souhrny. Třeba vás inspiruje k tomu, svěřit otravnou a/nebo opakující se práci taky automatům.
Chcete-li si zautomatizovat část své denní agendy, přináším pro vás návod na flotilu několika automatů, které vám ušetří až desítky minut denně.
Použité nástroje:
- CRM: Pipedrive CRM
- Kontakty: Google Contacts
- Správa úkolů: Asana
- Měření času: Toggl
- E-maily: Gmail
Jednotlivé automaty lze nasadit i pro jiné softwarové nástroje, záleží na tom, jaké používáte. Jejich vzájemné propojení ukazuje následující schéma:
Jak funguje
- Neukládejte si kontakt z každého emailu, který mi vám přijde. Pokud však odešlete email, automat č. 1 se mrkne do Pipedrive (CRM), jestli už tam kontakt s e-mailovou adresou je. Pokud ne, vytvoří nový kontakt.
- Když v Pipedrive vytvoříte nějaký úkol (schůzku, call, připomenutí), automat č. 2 vytvoří úkol v Asaně.
- Pokud má úkol datum, vytvoří se rovnou v kalendáři událost. (na tom maká automat č. 3)
- Každý úkol se zařadí i do Togglu (měřidlo času). Vy pak jednoduše můžete jen kliknout na předpřipravený úkol a začít měřit čas.
- Některé úkoly se do Asany dostávají kromě ručního zadávání i jinak. Automat č. 5 stahuje úkoly ze dvou jiných systémů od klientů (JIRA, Asana) do vaší primární Asany.
- Jednou týdně pak automat č. 6 pošle v souhrnném e-mailu seznam všech otevřených (nedokončených) úkolů.
- A též jednou týdně automat č. 7 pošle e-mail s novými kontakty, které vznikly v Pipedrive za uplynulý týden.
Souhrn
Tahle multi-funkční virtuální asistentka vás bude stát cca 1 – 9$ měsíčně, ušetří vám až desítky minut denně a zbaví vás tupého přepisování údajů ze systému do systému.