Pokud Vám chodí e-mailem více, než jedna faktura týdně, může se hodit tento automat. Provádí 4 kroky, které byste jinak museli dělat ručně a ušetří s každou fakturou pár minut.
Účel automatu
- Urychlení zpracování došlých faktur
- Předávání faktur do účetního systému
Problém
Faktury chodí e-mailem jako přílohy a takových chodí jednotky až desítky týdně. S fakturami chceme provést následující operace:
- Uložit příchozí fakturu do archivu na Google Drive
- Nahrát ji do účetního programu
- Zaznamenat ji do on-line tabulky
Řešení
Takto vypadá to nejjednodušší řešení v podání Integromatu:
(použitý modul iDokladu je pouze ilustrační)
Vhled pro fajnšmekry
Robot pracuje tak, že postupně provádí jednotlivé kroky zleva doprava, spouští je a vykonává dle nastavených pravidel.
Jak to funguje:
- První modul Gmail si (například jednou za hodinu) stáhne všechny nové e-maily. Nikoliv všechny, ale je nastaven tak, že ho zajímají jen e-maily se štítkem a obsahující přílohu. Modul e-maily zpracuje a pošle data z e-mailů (obsah, přílohy apod.) dál do dalšího modulu.
- Druhý modul zleva (Google Drive) si vezme přílohu z každého zpracovaného e-mailu, který přijde z prvního modulu, a uloží ji do vybrané složky na Goodle Disku.
- Pak se spustí modul účetního systému, který uloží přílohu z e-mailu do účetního systému.
- Čtvrtý modul (opět Gmail) je uklidový. Ten totiž přesune e-mail ze složky “Přijatá pošta” do složky “Faktury”. Proč byste to měli dělat vy, že?
- A poslední modul, čistě pro přehlednost, zapíše do sdílené online tabulky záznam o tom, že byla zpracována příloha s fakturou (zapíše datum, odesílatele e-mailu, předmět e-mailu, jméno a odkaz na soubor s fakturou).
- A tento postup se opakuje pro každý email, který má štítek a přílohu.
Čím to lze vylepšit?
Tento automat lze ještě zlepšit například:
- Složka v Google Drive se může vytvářet vždy s číslem aktuálního měsíce a roku (např. 10/2020)
- Informace o došlé faktuře je možné zapisovat též do vašeho CRM
Pokud máte omezený okruh dodavatelů, pak můžete zapojit systém pro rozpoznávání a vytěžování obsahu faktur a data z faktury ukládat přímo do účetního systému. To už je sice na integraci náročnější a nemusí to být 100%, ale na vyzkoušení vytěžování faktur lze zkusit český systém Rossum.ai, který využívá strojového učení.