Manychat

Automatizujte dřív, než ostatní zautomatizují vás

Pokud si myslíte, že automatizace je obor uplatnitelný pouze v továrnách, ve kterých se nepřetržitě pohybují ruce chytrých robotů, ukážu vám, že situace se hodně změnila. Dnes můžete mít vlastního robota, který bude pracovat pro vás. A skoro zadarmo.
Pokud si myslíte, že automatizace je obor uplatnitelný pouze v továrnách, ve kterých se nepřetržitě pohybují ruce chytrých robotů, ukážu vám, že situace se hodně změnila. Dnes můžete mít vlastního robota, který bude pracovat pro vás. A skoro zadarmo.

Pokud jste si mysleli, že se s automatizací potkáte pouze v továrnách, ve kterých se nepřetržitě pohybují ruce chytrých robotů, přečtěte si, kam se svět posunul. Dnes můžete vlastnit robota, který bude pracovat pro vás. Za náklady, které jsou hluboce pod cenou lidské práce.

Jelikož používáme čím dál více různých aplikací, potřebujeme být ve zrychlující se době efektivnější, rychlejší a méně chybující. I proto se obracíme na roboty, aby za nás dělaly opakující se rutinní (a mnohdy nudnou) práci. 

Co je to robot?

Laicky řečeno, robota si můžeme představit jako program, který si bere data a informace z jednoho systému (např. CRM), následně je zpracuje a předává je do jiného systému (např. fakturačního). A to většinou bez vašeho zásahu, zcela sám. Může to dělat pravidelně a opakovaně (každý den ráno), nebo se může spouštět (probouzet) na základě nějakého “vzruchu”. Třeba pokaždé, když vám někdo pošle e-mail. Když někdo zaplatí fakturu. Nebo jakmile vyjde slunce.

Proč potřebujete automatizovat?

Pokud se najdete alespoň v jedné z následujících čtyř oblastí, pak jste adeptem na budoucího majitele robota.

  1. Nechcete dělat opakované rutinní úkony.
  2. Zapomínáte dělat jednoduché činnosti, které jsou ale v dlouhodobém horizontu důležité (mají hodnotu až po čase).
  3. Máte podnikatelský nápad a chcete si ho vyzkoušet, než se pustíte do vývoje vlastního systému.
  4. Potřebujete, aby se vaši lidé věnovali zákazníkům a ne běžné rutinní agendě.
     

V jakých oblastech je možné robota použít?

Ve všech možných, které si dokážete představit. 🙂 Dobrá, tak vyjmenujme několik z nich: Finance, Výroba, Marketing, Obchod, HR, Logistika, Vnitrofiremní komunikace, Sociální sítě, Online, E-shopy a samozřejmě IT.

Kde robota vzít (a nekrást)?

Jsou prakticky 3 varianty, kde můžete získat vlastního robota.

  1. Možná, že robota už používáte a ani o tom nevíte. Je totiž součástí systému, ve kterém pracujete. Například pokud máte CRM, zapíšete aktivitu a tato aktivita se vám rovnou zaznamená do Google kalendáře. Naopak běžná pracná (nechytrá) alternativa je, že si tuto aktivitu zadáte do CRM a následně i do kalendáře ručně.

    Nápověda: Pokud potřebujete svůj systém propojit s jiným, tak než začnete řešit variantu 2 či 3 níže, zkuste se podívat do nastavení vašeho systému, zda už nějakou základní možnost integrace neobsahuje. Může vám to ušetřit tisíce či desetitisíce korun na programování. 
     
  2. Necháte si robota naprogramovat. To je celkem dobře představitelné. Strávíte nějaký čas (dny až týdny) zpracováním zadání, pak si to necháte od programátora (jednotlivce či softwarové společnosti) nacenit (na deseti a statisíce korun) a následně vám ho dodavatel vyrobí. Pak mu budete platit za provoz a udržování stovky až tisíce korun měsíčně.

    Hint: Nejste-li si jisti, zda potřebujete vlastní (naprogramované) řešení a/nebo jak na to, obraťte se na specialistu, který vám se zadáním pomůže. Tvorba jakéhokoliv systému je jako stavba domu. Bez architektonického návrhu a stavební dokumentace (zadání) ho nepostavíte. Nebo postavíte, ale bude vám do něj zatýkat. A časem vám spadne na hlavu.
     
  3. Využitejete jedné z univerzálních automatizační platforem, ve které si robota naklikáte nebo necháte naklikat někým, kdo to umí. Nejznámějšími automatizačními platformami jsou IFTTTZapierMicrosoft Flow nebo Integromat. Zadání zabere maximálně hodiny, realizace bude stát obvykle tisíce, či desetitisíce. A měsíčně buď nebudete platit nic, nebo řádově stovky korun.
     

Nadále se budeme věnovat variantě číslo 3, protože ta za poslední rok prošla velkým rozmachem. První dvě varianty jsem se pokusil odbýt výše uvedenými hinty.

Letem světem automatem – pár příkladů

Stále si neumíte představit, k čemu vám bude robot dobrý? 

1. Kompletní e-shopový systém

Máte e-shop na jednoduché e-shopové platformě a prodáváte v něm třeba řecké speciality. A teď chcete, aby se každý nový zákazník uložil do vašeho CRM. Zároveň aby se Vám v CRM vytvořila objednávka. Pak chcete, aby se zákazník, který odsouhlasil příjem newsletterů, vložil i do e-mailingového systému (Mailchimp), kterým rozesíláte newslettery. A ještě k tomu potřebujete z banky stahovat platby a výdaje a ukládat si je do XLS tabulky, kde s nimi dál pracujete. Tohle vše jste dosud dělali ručně a zabralo vám to několik hodin týdně. Po zautomatizování těchto činností robotem najednou získáváte čas na rozvoj a zákazníky. V ušetřeném čase můžete vymyslet třeba dalšího robota, který vám jednou týdně pošle do e-mailu souhrn návštěvnosti, počet nových zákazníků a obraty. 

Několik systémů se najednou spolu baví jako staří známí. Není to úžasné? Je to úžasné!

2. Automatizované výkazy práce

Něco pro majitele firem. Představte si, že vašich 20 zaměstnanců má za úkol každý den (týden) zpracovat výkaz práce do xls tabulky. Tyto tabulky posílají zaměstnanci emailem na personální oddělení. Paní personalistka z nich vytváří jednu souhrnnou tabulku pro majitele, vytváří přehledy a grafy a upozorňuje na nedostatky. A nyní s robotem. Všechny tabulky jsou jsou online na Google. Zaměstnanci je vyplňují, jak jsou zvyklí. Robot jednou denně projde všechny tabulky a přenese nová data do souhrnné tabulky. Zároveň provádí kontroly a sám upozorňuje na chyby. A samozřejmě souhrnný report pro majitele vytvoří a pošle emailem levou zadní. Že je to jen pár ušetřených minut? Toto je skutečný příklad, který ušetřil měsíčně 20 hodin personalistce. To není málo. 

Něco podobného (i když s jiným obsahem tabulek) jsem nedávno publikoval na Linkedinu v tomto příspěvku.

3. Automatické ukládání faktur na Google Disk

Vedle pokročilejších případů popsaných výše můžeme uvést ještě jeden jednodušší, ale za to elegantní. Chodí vám větší než malé množství emailů, jejichž přílohou je faktura. Tuhle fakturu potřebujete přesunout na Google Drive do archivu a zároveň uložit do účetního programu k dalšímu zpracování účetní. Dnes to děláte tak, že si přílohu uložíte do počítače, přetáhnete do Google Disku a pak ještě vložíte jako přílohu do účetního systému. A teď si představte, že toto všechno lze udělat na jedno (!) kliknutí myši. Takto – přijde email – vy email označíte štítkem a hotovo. O ostatní se postará robot. 

Hlubší ponor a ukázaná platí

Popis posledně jmenovaného automatu najdete v článku Automatizované ukládání faktur do účetního systému.

Výzva místo závěru

Možná už tušíte, že takového robota lze vyrobit bez jediného řádku programování. Což je skvělé. Ještě lepší ale je, že s těmito nástroji dostáváte do ruky zbraň hromadného ničení. Ničení neproduktivní a opakované práce. A ta v dnešní době půjde na odstřel mezi prvními. Bohužel i bohudík. Využijte toho. 

Automatizujte dřív, než někdo jiný zautomatizuje vás. 😉