Jak ušetřit měsíčně třeba i 9000 Kč? Ukážeme si to na příkladu s Google Sheet tabulkami. Na jedné straně máte mnoho desítek excelovaných tabulek a na druhé straně krásnou přehlednou souhrnnou tabulku, která sdružuje data z těch předchozích.
Problém
- Ve firmě je ke každému klientovi jedna Google Sheet tabulka.
- Takových aktivních klientů je více, třeba 20.
- Každá tabulka se automatizovaně se několikrát denně aktualizuje. Je to hodně čísel. Třeba jako výsledky z Google Analytics, obchodní výsledky atd.
- Úkolem je jednou denně zpracovat souhrnné statistiky ze všech tabulek do jedné.
- Tento úkol provádí asistent/ka.
- Navíc jednou týdně dělá týdenní souhrn – to je Google Doc dokument, ve kterém jsou ke každému klientovi 3 čísla.
- Asistent/ka tím stráví 1-2 hodiny denně. To je v průměru až 30 hod měsíčně.
– Při hodinovce 300 Kč/hod => 9000 Kč.
Řešení
Scénář Integromatu č. 1:
- Automaticky přepisuje relevantní data ze všech tabulek do jedné, včetně výpočtů.
- Vyhodnocuje data a když něco nesedí (třeba obrat na klienta klesne pod nějakou hodnotu), posílá se emailem upozornění.
Scénář Integromatu č. 2:
- Z reportů se udělá jednou týdně dokument a uloží na Google Drive.
- Odkaz na tento dokument se pošle e-mailem.
Přínosy
- Asistent/ka se místo přepisování čísel věnuje klientovi. ✌️
- Firma ušetří 30 * 300 Kč = 9000 Kč měsíčně.
- Snížila se chybovost.