Představte si, že za vámi jednoho dne přijde kouzelný dědeček a začne si s vámi povídat o tom, jak vám funguje obchod, kde máte rezervy a nebo dokonce, kde vám něco nefunguje.
Rozhovor končí nějak takto:
…
Dědeček: “Jak tě tak poslouchám, mám pro tebe návrh. Zbavím tě otravné rutinní práce, která ti zabírá 50 %, někdy i 70 % denně.”
Vy: “No, ale dědečku, to já nepotřebuju, protože za mě tuhle práci dělá moje asistentka a obchodníci.”
Dědeček: “A víš, že tvé asistentce i obchodníkům můžu ušetřit taky spousty hodin jejich práce?”
Vy: “No a k čemu mi to bude? Jsou za to dobře placeni.”
Dědeček: “Tvoje asistentka i obchodníci budou mít víc času na vaše zákazníky, lépe je poznají a stihnou jich obsloužit víc. A díky tomu vyděláš víc peněz. A nebo budeš mít víc času pro sebe.”
Vy: “Super! To zní logicky. Jdu do toho!”
—–
Toto je jeden ze způsobů, jak můžete snadno přijít k automatizaci obchodního nebo jiného firemního procesu. Asi ale tušíte, že to není úplně běžný postup.
Pojďme si tedy ukázat, jaké jsou jiné cesty a ukážeme si i pár příkladů.
Jak zjistit, že potřebujete automatizaci
Nedávno proběhla na Linkedinu anketa, ve které jsem se ptal, zda by lidi byli ochotní zaplatit peníze za to, kdyby jim ubylo 70 % rutinní činnosti. Výsledek mě docela překvapil. Vychází mi z toho mimo jiné to, že více než 80 % lidí si uvědomuje, že tráví rutinní činností víc, než zanedbatelné množství času. A za jeho úsporu jsou navíc ochotni si platit.
Takovou otázku byste si měli položit též. Můžete si ji případně mírně modifikovat a použít pro své spolupracovníky či podřízené:
“Kolik byste byli ochotni dát ze svého obchodního/marketingového rozpočtu za to, že někdo nebo něco uspoří významnou část rutinní opakované práce vašich podřízených?”
Pokud je vaše odpověď kladná, pak je to dobrý startovací bod k zamyšlení se nad tím, zda a co lze automatizovat a jaké činnosti lze přenechat automatům.
Co vše můžete automatizovat?
Tuto otázku dostávám často. A odpověď není jednoduchá, protože každá firma má jiné potřeby, jinak nastavené procesy, jiné produkty. Nicméně existují procesy, které se vyskytují v mnoha firmách, a které si přímo říkají o to, aby byli automatizované.
Uveďme si několik z nich. Třeba vás inspirují.
Ukládání webového dotazníku do CRM a následný Follow-up
Na webových stránkách máte dotazník a uživatelé vám ho vyplňují. Po odeslání dotazníku se automaticky:
- výsledek uloží do online xls tabulky
- vytvoří se nový klient v CRM
- podle toho, co klient vyplnil, se zařadí automaticky do jedné ze skupin – Top, Medium, Poor
- nastaví se nová aktivita pro obchodníka (rozdílná podle skupiny)
- klientovi se odešle SMS s poděkováním
- e-mailová adresa se zapíše do e-mailingového systému
Co dělá obchodník? Nepřepisuje data, pouze plní aktivity, které mu tam vytváří automat.
Reporty s timesheety
Zpracováváte týdenní reporty odpracovaných hodin na projektech pro vedení společnosti? Ano, často se tato činnost dělá ručně tak, že jednotliví pracovníci posílají excelovské tabulky s výkazem práce za týden či měsíc, aby pak nějaký nešťastlivec musel jednou týdně či měsíčně vzít všechny tyto soubory a udělat z nich jednotný výkaz pro vedení. Otravná práce.
A přitom by stačilo evidovat práci v online tabulce a zpracování reportů nechat na automat. Jednoduché řešení, které ušetří mnoho hodin práce. A to nemluvíme o tom, že odpadne složité posílání xls tabulek e-mailem.
Vytváření faktur na základě objednávky
Představte si, že máte na webu objednávkový formulář. Po vyplnění zákazníkem mu nejprve potřebujete poslat zálohovou fakturu a po zaplacení teprve zahájit službu, kterou si objednal.
Automat za vás může:
- zpracovat objednávku
- vytvořit nový kontakt v CRM a vytvořit obchodní případ
- vytvořit zálohovou fakturu a poslat klientovi
- po zaplacení vystavit a poslat klientovi daňový doklad a následně vytvořit úkol pro pracovníka, který s klientem začne
Domlouvání termínů schůzek
Další jednoduchá automatizace, která ušetří spoustu času. Přestaňte si se zákazníky dlouze dopisovat o termínu schůzky nebo video hovoru.
Místo toho jim pošlete odkaz na stránku, kde si termín setkání vyberou sami. Můžete využít již hotových řešení – třeba Calendly.com, či Youcanbook.me. Všechny tyto nástroje je možné napojit na váš kalendář, propojit se Zoomem či Google Meet.
A samozřejmě je možné tyto nástoje integrovat do vašeho CRM, napojit na e-mailingový systém nebo formulář na vašem webu.
Ukládání faktur z Facebook Ads přímo do účetnictví
Bonbónek nakonec. Pokud dostáváte větší než malé množství (stejných) faktur, není nic jednoduššího, než si je nechávat převádět rovnou do účetnictví. Faktury ve formátu PDF stačí z Facebooku stáhnout, uložit na Google Drive a je vyřízeno. Automat se postará o převod faktur do vhodného formátu a uložení do fakturačního nebo účetního systému. Ať už je to iDoklad, Fakturoid, Pohoda nebo cokoliv jiného.
Jak začít s automatizací?
Přeskočme fázi, kdy ještě nevíte, že automatizovat chcete a rovnou předpokládejme, že jste už dospěli do fáze, kdy o nějaké automatizaci uvažujete.
Pro zjednodušení si ukažme myšlenkový postup, kterým (nebo alespoň jeho částí) byste měli projít:
- Zamyslete se nad tím, jaké činnosti byste rádi automatizovali – měly by to být činnosti, které se opakují a lze je dělat strojově.
- Zjistěte, zda aplikace, které používáte, jsou uzpůsobené pro integraci s dalšími aplikacemi.
- Pokud proces, který chcete automatizovat, nyní nespravujete v žádné aplikaci, ale existuje pouze ve vašich hlavách nebo na papíře, musíte si nejprve tento proces digitalizovat. Tj. přesunout se s agendou z papíru a hlav do nějaké aplikace.
- Dále je potřeba proces a data učesat. Nelze dělat automatizaci procesu, který nemá jasná pravidla. Nelze dělat automatizaci ani s daty, ve kterých je nepořádek.
- Lze-li to, tak proces rozdělte na menší podprocesy, které lze automatizovat zvlášť.
- Začněte s jednoduššími automatizacemi a přidávejte postupně další.
- Kontrola je důležitá. Každá automatizace musí zároveň obsahovat rozumnou míru kontroly, abyste se mohli spolehnout na to, že automatizace běží správně.
- Nezapomínejte též na měření. I když víte, že vám automatizace šetří čas a nervy, tak je též dobré mít k dispozici i čísla. Měli byste například mít přehled o tom, kolik akcí automatizace provedla, kolik času vám uspořila a kolik peněz ušetřila.
- Vylepšujte. Jakmile začnete s jednoduššími automaty, budete chtít čím dál tím víc.
Jak (kde) pořídit automat
Automat nebo robot je software, který se umí napojit do vaší aplikace, ze které načítá data, transformuje je a zase data do (jiné) vaší aplikace ukládá.
Naštěstí, pro mnoho typických automatizací zejména z oblasti obchodu, marketingu a administrativy, nepotřebujete nic programovat. Vlastního robota si můžete nechat vytvořit v některé z integračních platforem, o kterých se zmíním dále, nebo si robota můžete dokonce pronajmout jako službu (například na tyautomaty.cz)
Co se týká integračních platforem, těch je celá řada. Mezi nejznámější patří IFTTT.com, Zapier.com či český Integromat.com. Ty jednodušší automatizace lze postavit doslova za pár hodin.
Pokud si na to sami netroufáte, nebo nechcete investovat svůj čas do studia těchto nástrojů, tak máte dvě možnosti:
- S přípravou procesů vhodných k automatizaci i se samotnou výrobou automatu vám rád pomůže Eduard Hlava. Napište mu o radu.
- Podívejte se na seznam už předpřipravených automatů, jejichž nasazení je rychlé (jednotky dnů) a splní vaše základní požadavky velice efektivně.